Quattro passaggi, nessuno dei quali tocca il tuo gestionale.
Kupero prende le fatture di trasporto così come arrivano, le confronta con quello che avete firmato e ti consegna una lista di cose da contestare, con la prova.
Collega o carica
Casella PEC o SDI per le fatture elettroniche; PDF ed Excel per il resto. I contratti e i listini li carichi una volta sola.
Legge
Da ogni fattura estrae le righe: voce, quantità, peso, zona, data, importo. Dai contratti estrae tariffe, supplementi, soglie e periodi di validità.
Confronta
Ogni riga viene messa accanto alla clausola che la governa. Dove l'importo non coincide, Kupero calcola il delta e lo classifica.
Contesta
Per ogni anomalia prepara l'email al fornitore: fattura, riga, clausola, importo richiesto. Tu la leggi, la correggi se serve, la invii. Kupero tiene traccia della risposta e della nota di credito.
Cosa trova
Le sei famiglie di anomalia che coprono quasi tutto quello che si recupera su una fattura di trasporto.
Tariffa diversa dal listino
Prezzo a collo, a kg o a km superiore a quello della fascia pattuita.
Supplemento non previsto
Voci accessorie (carburante, sabato, zone disagiate, sosta) non in contratto o con percentuale diversa.
Doppio addebito
Stessa spedizione fatturata due volte, anche a distanza di mesi e su fatture diverse.
Peso o volume ricalcolato
Peso volumetrico applicato con un divisore diverso da quello concordato.
Listino scaduto
Tariffe del periodo precedente applicate dopo l'entrata in vigore del nuovo accordo.
Riga fuori contratto
Servizi mai richiesti o voci che il contratto esclude esplicitamente.
Domande frequenti
Quanto ci mette il primo audit?
Da uno a tre giorni lavorativi dal caricamento, in base al numero di fatture e di contratti. Il controllo continuo è poi istantaneo all'arrivo di ogni fattura.
Serve integrare il gestionale?
No. Kupero lavora sui documenti: fatture XML, PDF, Excel e contratti. Il gestionale non viene letto né modificato. L'export in Excel serve a riportare i risultati dove vuoi.
E se il contratto è solo una email?
Va bene anche quella. Kupero legge accordi informali, listini in allegato e condizioni generali del vettore; segnala quando una clausola è ambigua invece di decidere al posto tuo.
Chi manda le contestazioni?
Tu, dalla tua casella. Kupero prepara la bozza con gli allegati e tiene lo storico delle risposte, ma non scrive ai fornitori per conto tuo.
Funziona anche sulle fatture passate?
Sì, entro i termini di contestazione previsti dal contratto o dalla legge. Il pilota parte di solito dagli ultimi 12 mesi.